Como ser mais produtivo no trabalho

Muitas pessoas buscam com frequência formas de “como ser mais produtivo no trabalho” e em outras áreas da vida. Entretanto, primeiro é preciso entender que produtividade não é trabalhar mais, mas sim de maneira inteligente.

O dia tem as mesmas 24 horas para todo mundo e, geralmente, uma pessoa passa em média 8 horas no trabalho, desempenhando seu papel.

Portanto, estender a jornada de trabalho, entrar mais cedo ou sair mais tarde não resolverá esse desafio e, certamente, irá comprometer outros aspectos como a saúde. Então, o segredo aqui está em otimizar esse tempo e em fazer o que realmente precisa ser feito.

O que fazer para ser mais produtivo

Em resumo, a produtividade é fazer mais, em menos tempo. Para se livrar da sensação de ficar ocupado o dia todo e não concluir os objetivos, são sugeridos 6 novos hábitos:

1. dormir melhor;
2. planejar as atividades;
3. identificar os picos de produtividade;
4. priorizar tarefas desafiadoras;
5. entregar tarefas menores, porém, constantes;
6. usar a tecnologia a seu favor, inclusive para eliminar as distrações.

1 – Dormir melhor

Uma boa noite de sono é reparadora, tanto para a mente, quanto para a saúde física. Quando uma pessoa dorme melhor, ganha novas energias para enfrentar o dia de trabalho, porque o descanso regula as funções cognitivas vitais, permitindo o funcionamento da memória, da atenção, do raciocínio lógico e da capacidade de tomar decisões.

Segundo a Associação Brasileira do Sono, ter horários fixos para dormir todos os dias e evitar os estímulos visuais antes de deitar, preparam melhor o corpo para esse momento, já que o sono tem muitas fases, indo do sono não-REM, para o sono REM – que é o vitalizador.

2 – Planejar as atividades

Nem sempre é possível mudar a rotina de trabalho, especialmente no caso daqueles que são empregados, mas com um bom planejamento e, de preferência, feito com antecedência elimina muitas dúvidas e riscos.

A organização do dia seguinte, realizada na noite anterior, proporciona maior clareza sobre as prioridades e reduz o tempo gasto decidindo sobre o que fazer. Criar uma lista, bem como ordená-las por importância ou prazo, é uma forma eficaz de iniciar o dia com foco. 

Ao reduzir a estafa mental causada pela sobrecarga, o cérebro “ganha mais espaço”.

3 – Identificar os picos de produtividade

Cada indivíduo normalmente tem um ou mais momentos de maior produtividade. Algumas pessoas, por exemplo, rendem mais a noite (são os chamados notívagos), enquanto outras são mais efetivas durante o dia.

Mesmo quem não têm horários ou regimes de trabalho mais flexíveis, podem se apropriar dessas oportunidades para fazer entregas melhores.

4 – Priorizar tarefas desafiadoras

As atividades mais difíceis devem ser realizadas durante os períodos iniciais do dia, pois é quando os níveis de energia e concentração tendem a estar mais elevados. Então, à medida que as demandas desafiadoras são concluídas, as demandas subsequentes tendem a ficar mais leves, favorecendo uma jornada produtiva e menos estressante.

Outra recomendação aqui é usar técnicas de gerenciamento do tempo como o método “Pomodoro”, por exemplo. Nessa técnica, as pessoas focam no que precisa ser feito durante 25 minutos, e depois, fazem intervalos de 5 minutos, intercalando tempos de produtividade e de descansos rápidos.

5 – Entregar tarefas menores, porém, constantes

“Entregas grandes são feitas de entregas menores”. Por mais que um objetivo ou meta pareçam longes de serem concluídos, é preciso lembrar que as atividades maiores são formadas normalmente por outras menores. Não ter essa visão pode levar a ansiedade e a falta de produtividade ou desempenho.

É melhor fazer um pouco de cada vez e sentir que está avançando, do que propor fazer tudo de uma vez só, abaixo da qualidade, por exemplo.

6 – Usar a tecnologia a seu favor, inclusive para eliminar as distrações

Softwares e aplicativos oferecem um suporte valioso na gestão e na otimização do dia. Por exemplo, recursos como listas, calendários digitais e assistentes virtuais auxiliam na gestão das demandas diárias.

A tecnologia é útil ainda para manter o foco. Bloquear as notificações dos dispositivos, das redes sociais e de qualquer outro elemento de distração aumenta o foco.

Como as condições ambientais e a saúde afetam a produtividade

Ambientes insalubres, que descumprem com os requisitos mínimos de segurança e que desfavorecem ou dificultam a produtividade, prejudicam a saúde dos colaboradores, e pior, geram ou agravam as doenças do trabalho e os acidentes.

Funcionários doentes, insatisfeitos, infelizes, desmotivados e desengajados naturalmente produzem menos e geram menos resultado, como consequência. E, no fim, “todo mundo perde”: perde o colaborador, perde a negócio, perdem os clientes.

A saúde é um componente do trabalho, portanto, o conceito de bem-estar e qualidade de vida não existe se não for dada atenção devida para a causa.

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Fontes:

• Associação Brasileira do Sono;
• EURES (EURopean Employment Services);
• Forbes;
• Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos;
• Ministério da Saúde;
• Serasa experian.